¿Qué es la conciliación de cuentas y por qué es importante para su negocio?

¿Qué es la conciliación de cuentas y por qué es importante para su negocio?
Category: Cuenta Bancaria
Author:
13 enero, 2021

Además de vender sus productos y servicios, una de las cosas más importantes que puede hacer el propietario de una pequeña empresa es conciliar sus cuentas. La conciliación de cuentas es simplemente el acto de conciliar un conjunto de transacciones con otro conjunto para garantizar que ambos conjuntos coincidan.

Conozca qué cuentas del libro mayor deben conciliarse con regularidad y los aspectos clave que debe buscar durante el proceso de conciliación de cuentas.

Resumen: ¿Qué es la reconciliación?

Si alguna vez le han facturado un artículo que no compró o si se encontró con un saldo bancario mayor del que cree que debería tener, comprende la importancia de la conciliación de la cuenta.

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Si bien puede ser tentador volar a Las Vegas con esos fondos adicionales, es probable que el banco encuentre el error cuando concilie sus cuentas, dejándolo atrapado en el desierto con una billetera vacía.

Si bien gran parte del proceso de conciliación de cuentas se maneja mediante software de contabilidad, aún debe hacerse. Si no tiene software y aún registra las transacciones manualmente, es aún más importante que sus cuentas se reconcilien con regularidad.

¿Por qué es importante la conciliación de cuentas para las empresas?

Si usa la contabilidad de doble entrada en su negocio, debe hacer conciliaciones de cuenta mensualmente. La conciliación de cuenta más importante que puede realizar su empresa es la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria garantiza que el saldo final de su cuenta bancaria coincida con el saldo reflejado en su libro mayor. Si bien eso parece bastante simple, no confunda simplicidad con importancia.

Dejar que el proceso de conciliación bancaria se deslice puede resultar en libros fuera de balance, pagos faltantes, cargos no autorizados que nunca se descubren y depósitos faltantes. Y eso es solo el comienzo.

Recién salido de la escuela, me contrataron como asistente de contabilidad. Estaba emocionado hasta que me di cuenta de que mi trabajo principal era conciliar cinco cuentas bancarias, ninguna de las cuales se había conciliado durante más de un año.

Créame, no querrá saltarse este proceso, ni siquiera por un mes. Y recuerde, no es solo la conciliación bancaria lo que necesita completar. También es necesario conciliar otras cuentas.

Cómo conciliar sus cuentas para su negocio

El proceso de conciliación incluye conciliar los extractos de su cuenta bancaria, pero también incluye una revisión de otras cuentas y transacciones que deben completarse con regularidad. Siga los pasos a continuación para asegurarse de que no se pase nada por alto.

1. Primero complete su conciliación bancaria

Una de las cosas más importantes que puede hacer para mantener la precisión de su libro mayor es realizar una conciliación bancaria mensualmente. Haga esto para todas las cuentas bancarias con actividad durante el mes.

La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad ofrecen conciliación bancaria automática, lo que reduce el trabajo. Sin embargo, si algunas de sus cuentas bancarias no están conectadas a su software, tendrá que conciliarlas manualmente.

© Proporcionado por The Blueprint Verificar la pantalla de conciliación en Accounting by Wave muestra todos los débitos y créditos del mes.

Si no está utilizando un software de contabilidad, tendrá que preparar un formulario de conciliación, que puede ser tan simple o detallado como desee. El formulario debe proporcionarle suficiente espacio para agregar los elementos pendientes que resolverán las discrepancias entre los dos saldos.

31/07/2020 Conciliación bancaria

Saldo final al 31/07/2020 $ 15,750 $ 11,990
comisiones bancarias $ (50)
Compruebe # 777 ($ 1,365)
Compruebe # 779 ($ 2,025)
Verificación registrada dos veces por error $ 420
$ 12,360 $ 12,360

Al agregar las dos columnas, el formulario de conciliación bancaria ahora muestra su saldo conciliado de $ 12,360.

2. Complete las entradas del diario

Después de completar el formulario de conciliación, deberá revisar las entradas realizadas en el formulario y determinar si necesita completar una entrada de diario. La conciliación bancaria refleja las siguientes transacciones:

• El banco registró comisiones bancarias de $ 50, pero no se contabilizaron en el libro mayor.

• Un cheque pendiente por $ 1365 que se ha registrado en el libro mayor, pero el destinatario no lo ha cobrado.

• Un cheque pendiente de $ 2,025 que se ha registrado en el libro mayor, pero el destinatario no lo ha cobrado.

• Una corrección por un cheque emitido al electricista que se registró en el libro mayor dos veces por error. Tendrá que acreditar el gasto a la cuenta de servicios públicos donde se registraron originalmente ambos cheques.

Los dos cheques pendientes no tendrán que registrarse como un asiento de diario, ya que el ajuste está del lado del banco. Sin embargo, deberá introducirse cualquier ajuste en el libro mayor.

31/07/2020 Comisiones bancarias $ 50
31/07/2020 Cuenta de efectivo $ 50
31/07/2020 Cuenta de efectivo $ 420
31/07/2020 Gastos de servicios públicos $ 420

Una vez que se realicen estos ajustes en el libro mayor, su cuenta bancaria ahora se conciliará con su cuenta del libro mayor.

3. Conciliar el libro mayor general con las cuentas del libro mayor auxiliar

Si usa un software de contabilidad, puede omitir este paso, ya que se completa automáticamente. Sin embargo, si administra sus cuentas manualmente, deberá conciliar el saldo del libro mayor general con el saldo del libro mayor secundario.

Esto asegura que ambos saldos coincidan. Algunos de los libros auxiliares que puede usar incluyen activos fijos, nómina, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

© Proporcionado por The Blueprint Diagrama de flujo que destaca los pasos del proceso de conciliación de cuentas

El proceso de conciliación es necesario si utiliza la contabilidad del libro mayor manual para garantizar que los saldos del libro mayor sean precisos. La forma más fácil de comenzar este proceso es tener a mano sus libros auxiliares junto con su libro mayor.

De esta manera, puede marcar todos los elementos coincidentes, tomando nota de las transacciones faltantes, que deberán registrarse utilizando un asiento de diario, lo que pondrá en equilibrio su libro mayor y los libros secundarios.

4. Revisar las tendencias históricas

Este paso puede no ser necesario para empresas más pequeñas con actividad limitada. Pero si está procesando muchas transacciones, puede ser una experiencia reveladora revisar un balance de prueba comparativo.

Un balance de prueba puede decirle mucho sobre su negocio de un solo vistazo. Por ejemplo, al revisar su saldo de prueba para el año en curso, observa que sus gastos de viaje han promediado $ 1,500 al mes, pero en julio, los gastos de viaje aumentaron a $ 5,000.

El primer elemento del negocio debería ser ver qué gastos componen esos $ 5,000. ¿Se publicó algo en la cuenta por error? ¿Alguien entregó los gastos de viaje anteriores? Podría haber una variedad de problemas que hicieron que los gastos aumentaran de manera tan dramática.

Tal vez no tenga un gasto de servicios públicos en julio porque nunca recibió una factura. Tal vez tuviste un correo grande que hizo que la cuenta de envío saltara.

Cada vez que algo parezca fuera de lo común, querrá revisar los documentos originales, como las facturas ingresadas, para determinar si se contabilizaron correctamente y si es necesario realizar algún ajuste. Revisar su balance de prueba comparativo es una de las cosas más importantes que puede hacer por su negocio.

© Proporcionado por The Blueprint Balance de prueba comparativo parcial del año

5. Ejecute un balance de prueba actualizado

Este no tiene que ser un balance de prueba comparativo, porque solo está interesado en verificar los nuevos saldos después de que se hayan completado todas las entradas de su diario. Asegúrese de que se hayan completado las entradas de diario periódicas y las entradas inversas.

Una vez que el saldo de prueba parece correcto, puede estar seguro de que sus cuentas se han conciliado correctamente.

Preguntas frecuentes sobre la conciliación de cuentas

¿Todavía tengo que conciliar mis cuentas si utilizo software de contabilidad?

Si. Si bien el proceso es mucho más fácil si utiliza un software de contabilidad y puede omitir el proceso de conciliación del libro mayor auxiliar, sus cuentas bancarias deberán conciliarse e investigarse cualquier discrepancia inexplicable.

¿Debe el propietario de una empresa manejar el proceso de conciliación?

Si cuenta con un contable o contable, sin duda puede manejar el proceso de conciliación, pero como propietario de la empresa, es su responsabilidad supervisar lo que están haciendo.

Recuerde, es su nombre en la cuenta bancaria, y si hay un error, en última instancia, es su responsabilidad resolverlo de inmediato.

Si no tengo ninguna transacción para el mes, ¿puedo omitir el proceso de conciliación?

El hecho de que no tenga ninguna transacción en su libro mayor no significa que no esté sucediendo algo con sus cuentas bancarias. No asuma que la afirmación es correcta.

Los bancos también cometen errores, y si toman dinero de su cuenta por error y usted no se entera hasta tres meses después de que se cometió el error, se vuelve mucho más difícil de resolver.

Las conciliaciones de cuentas deben completarse mensualmente

Sé que prefiere vender sus productos o brindar servicios a sus clientes que quedarse atrapado en la oficina haciendo conciliaciones de cuentas. Pero la buena noticia es que si se hacen a tiempo, se vuelven mucho más fáciles.

Y para aquellos de ustedes que todavía manejan su contabilidad manualmente, el cambio al software de contabilidad eliminará gran parte del trabajo que está haciendo con los libros de contabilidad manuales. De cualquier manera, las conciliaciones mensuales son imprescindibles.